Galllring

Du har fått lära dig hur du utvärderar själva kriskommunikationen, om den gick bra och vad som behövde förbättras. Men du behöver också utvärdera själva informationen som du fått och gett ut. Den informationen ska utvärderas ur ett gallringsperspektiv, som det heter på fackspråk. All gallring av offentlig information lyder under arkivlagen. Och här ska du få en liten inblick i hur du kan använda den för gallringav dina inlägg i sociala medier.

Sociala medier som används som kommunikationskanaler ansesenligt lagen inte vara en tillräckligt bra plats för att förvara informationen. Men det vanligaste är faktiskt att informationen trots allt blir kvarpå den medieplattform du eller din organisation har valt att använda. Och då finns det saker du kan och bör ta bort direktoch saker som du också måste ta hand om, om något skulle hända i efterhand.

Enligt arkivlagen måste du spara alla dokument, fotografier och filmersom du har använt i din kriskommunikation. All reklam som finns på publiceringssidan tar du bort direkt. Den är inte relevant för bevarandet. Likaså är det med spam och kommentarer. De är heller inte relevanta för inlägget, så bort med dem. De ses enligt arkivlagen som av ringa värdeoch mindre viktiga i kommunikationen. Undantaget är om det finns kränkande, hotfulla och diskriminerande kommentareroch sekretessbelagda uppgifter. Då måste dessa inlägg sparas och diarieföras hos din organisation. Så att du senare kan gå tillbaka till dem om det skulle bli någon rättslig process. När du tar bort något från din social mediaavpubliceras det och är inte längre läsbart. Vad som sedan händer med inlägget ligger utanför din kontroll, eftersom sociala medier ägs av externa aktörer. Till skillnad från utvärderingen är det bra att gallra information och inläggunder tiden som krishanteringen pågår. Det är för att den social medieplattform som du har valt att publicera pånär som helst själv kan ta bort kränkande och otrevliga inlägg, som inte går ihop med deras värderingar. Skulle det hända förlorar du information som kan vara viktig för digi ett senare skede, om det skulle bli ett rättsligt efterspel.