Arbeta med vyer och sortering i dokumentbibliotek

Dokumentbibliotek som är lagrade i SharePoint ger dig mycket merinformation än om du hade sparat det på din vanliga dator. Du kan se till exempel när filerna ändrats, och vem som ändrade. Du kan se uppgifter om till exempel egna kolumner som du har valt, ellermetadata, taggar eller vad du vill kalla det. Så här ser du att jag har färgkodatden med rött. Du kan se en kolumn här för godkännande där det står Väntande.

Man kan genom att välja dokumentet och klicka på informationsfönstret, seen förhandsgranskning av dokumentet. Du kan se om det finns någon åtkomst till dokumentet. Det är bara ägargruppernasom just nu har åtkomst till den. Du kan se de här uppgifterna. Du kanske till exempel vill byta färgkod, vi läggeröver den som grön och den sparar automatiskt.

Vad du också kan göra här är att se vad som hänt filen genom dess livslängd. Du kan se när den skapades, där har du bytt namn på den, redigerat den och såvidare, ända tillbaka till mars. Det är längesen, så det är massorav information du kan få fram via det här informationsfönstret.

Men det är inte bara det, du kan också se hur många versioner det finns av ettdokument. Just nu är det 21 versioner, och jag har klassat den som grön färgkod. Högerklickar jag på dokumentet finns versionshistorik. Den visar allaversioner inklusive den senaste. Nummer 21 som jag har talar också omatt skillnaden mellan 21 och 20 var att jag bytte värdet på kolumnensfärgkod till grön, som det står här. Anta att jag nu skulle vilja ha tillbaka antingen metadata eller kolumnvärdet, eller själva innehållet i filen till det som var i den tjugonde, gör jaghelt enkelt så här. Jag klickar på pilen bredvid, sedan återställer jag. Jag kanskeär nyfiken på att se hur den ser ut innan jag återställer den, så jag kanvälja att visa den också. Men jag väljer Återställ, här.

Jag får en varning, den säger att den skriver över versionen. Men den menarinte att den förstör nummer 21, utan den kommer att skapa en <b>ny</b>version, alltså nummer 22. Där säger den alltså att den återställtfärgkolumnen till röd. Så om vi nu stänger den kan vi se att det fortfarande står grön, men om vigör en <i>refresh</i> kan vi se att nu är den minsann röd.

Så du har väldigt bra kontroll över informationen och vad som häntkring dokumenten när de ligger i ett bibliotek i SharePoint.