Få koll på gruppens uppgifter med hjälp av Microsoft Planner

När man arbetar i projekt vet du redan att det behövs något sätt att hålla redapå aktiviteterna, vem som är ansvarig, och när saker ska vara klara. Verktyget Planner kan visas upp på olika sätt. Det är ganska vanligt att man på enprojektsajt har lagt en planeringsmodul längst ner på sidan, eller någon annanstans. Den behöver lite utrymme, så den kan ligga där. Där kan jag se att jag harolika status, eller det heter faktiskt <i>buckets</i> trots att det är på svenska. Det är något som du själv skapar, det är ett slags kolumnstatus. Att göra, Pågår, Avslutad, Väntar på något. Om du har arbetat med Kanban-modellen för planeringtidigare känner du igen dig.

Här kan du se att vi har tre olika typer av aktiviteter inlagda. Uppgifter attplanera ett event, att göra en förstudie och att utveckla en kurs. Om jag öppnar den första, Planera event, det gör jag genom att klicka på den bara, då kan jag se mer detaljer. Jag kan se att den ligger i den bucket, kommer duihåg det, kolumn alltså, i den bucket som kallas Pågår. Här kan du se alla bucketssom finns. Du kan se om den har påbörjats eller inte. Du kan sätta en prioritet, ochsedan kan du sätta ett start- och ett slutdatum. Här kan man skriva anteckningar och förtydliga vad det gäller. Det är ettonline-event med publika deltagare, till exempel. Så kan man också lägga till en checklista. Man bryter ner uppgiftenatt planera ett event i mindre delar, väldigt praktiskt för att sedan kunnafölja upp hur långt man kommit i en större uppgift. Den första uppgiften jag vill lägga in är att vi ska bestämma plats varvi ska vara, och typ av verktyg för onlinepresentationen. Om vi gårlite längre ner finns en del man kan använda för att skriva frågor. Här kan dueller dina kollegor ha en diskussion kring en viss uppgift ni ska göra. Istället för att mejla till varandra kan du skriva din fråga här, eller få svarpå din fråga om det är du som är ansvarig för en sådan här uppgift. Allt sparas automatiskt, ingenting behöver klickas på, ingen sparaknapp. Så fort du klickar utanför stängs den. Nu har jag uppdaterat den här uppgiften. Men titta på en annan, ABC förstudie. Den har också en checklista, i det härfallet fyra olika delar varav den första redan verkar vara klar. Den skulle ha varit klar den 16 september, den är alltsåförsenad jämfört med dagens datum. Uppgifterna i den här checklistan skulle det vara väldigt praktiskt om man sågdirekt när man tittar på kortet med uppgifter.

Om jag aktiverar Visa på kort och stänger den här, så ser du nu tre av de fyra. Det är för att en av dem redan är slutförd. Om det är du som fått uppgiften och du kanske har gjort den första delen, Beskriv målsättning, kan du bara klicka där vid sidan så stängs den. Den finns kvar om jag öppnar kortet, men nu är den markerad som slutförd.

Om vi nu säger att för att planera eventet måste vi bestämma en plats, och för att göra det måste vi vänta på besked från chefen. Då kan du dra den hit bort, det är ungefär som en Post-it-lapp somman drar till en annan kolumn helt enkelt. Nu ser alla i ditt team att du, eller den här uppgiften, väntar på någonting. Då bör det rimligtvis stå i kortet vad det är man väntar på. Det är lite svårt att se det här om man har till exempel tio sådana här buckets.

Det får inte plats så många, men det finns möjlighet att öppna plannernpå en egen webbsida. Då klickar man där, så ser man en mycket större bild, och vi kan hålla på att rulla här. Om du behöver skapa en ny uppgift gör du helt enkelt så här. Klicka påLägg till uppgift. Ange vad du ska kalla kortet, ababon utredning. Du sätter ett förfallodatum, det ska vara klart nästa fredag. Sedan tilldelar du dettill en person, till exempel Tommy. Du kan ha flera personer om du vill, det går jättebra. Sedan måste du klicka Lägg till uppgift för att denska spara det.